Nu de pensioensector zich schrap zet voor de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel, hebben niet alleen de IT-systemen een upgrade nodig, maar ook de rest van de organisatie. In onze eerste blog gaven we vijf tips voor het technologische succes van IT-projecten in de pensioensector. In deze blog duiken we in de organisatorische kant en hoe het succes van IT-projecten net zo afhankelijk is van mensen als van techniek.

Het moderniseren van systemen kan alleen succes zijn als de medewerkers mensen aan boord zijn en snappen welke veranderingen dit heeft voor hun huidige werk(wijzen). Hieronder staan vijf observaties van IG&H die verhinderen dat IT-projecten in pensioenorganisaties hun volledige potentieel bereiken:

1) Informatievoorsprong – Als directie en management heb je een enorme informatievoorsprong op de rest van de werkvloer. Terwijl het management al bezig is met experimenteren en besluiten maken, is de rest van de organisatie mogelijk nog in de ontkenningsfase (Kubler-Ross change Curve).

Tip: Neem als management de rest van de organisatie goed mee in de transitie en wees je ervan bewust dat zij nog niet de tijd hebben om deze verandering al goed te doorleven.

2) Top-down blokkade – Directie heeft onvoldoende het belang en de vertaling van strategie naar tactisch en operationeel niveau weten te maken, waardoor het voor management en de medewerkers moeilijk is goed handen en voeten te geven aan de strategie.

Tip: Wees helder in de reden waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat het gewenste eindresultaat is. Probeer hierbij containerbegrippen, zoals kostenefficient en resultaatgericht te vermijden, want hierdoor krijg je allerlei verschillende interpretaties binnen de organisatie. Zorg ervoor dat de voortgang hoogfrequent en pragmatisch meetbaar is en vier tussentijdse successen!

3) Organisatieverandering zonder de organisatie – Zeker bij nieuwe IT-implementaties vindt het regelmatig plaats dat de leverancier het IT-systeem bouwt met slechts beperkte afstemming met de organisatie en vervolgens overdraagt naar de gebruikers middels een aantal dagen training of een handleiding. Hierdoor sluit het systeem niet altijd goed aan bij de behoeften van de gebruikers, wordt het systeem ook niet tot in volle potentie gebruikt en is er gebrek aan draagvlak voor het systeem in de organisatie.

Tip: Betrek de organisatie nauw in het project, bij voorkeur vanaf het begin. Zet mensen vanuit hun functie in hun kracht. Zorg ervoor dat je structuren, systemen en processen zo hebt ingericht dat ze gewenst gedrag ontlokken en adoptie zo optimaal mogelijk maken.

4) Specialisten zijn schaars - Het aantal specialisten is beperkt in de organisatie en de benodigde capaciteit van deze mensen wordt vaak vooraf niet goed ingeschat. Hierdoor worden functies in het programma ook vaak door externen ingevuld, met als gevolg een 'koude overdracht' en beperkte leerervaring voor de eigen medewerkers.

Tip: Identificeer welke specialisten nodig zijn in de transformatie en vanuit welke andere zaken hun capaciteit wordt geclaimd. Maak duidelijk waar de prioriteiten liggen en mocht dit voor capaciteitsissues zorgen kijk dan op tijd naar externe expertise, want ook deze is beperkt. Eventueel kan je ook in de run extra capaciteit inhuren in plaats van alleen bij de change.

5) Stagnatie versus innovatie - De focus van veel pensioenuitvoerders heeft gelegen op het leveren van een stabiel en betrouwbaar pensioenproces. Dit gaat vaak ten koste van (grote) innovatie, met als gevolg een lage veranderingsvolwassenheid voor veel organisaties.

Tip: zorg voor een duidelijke programmastructuur, waarin duidelijk is wat de scope van het programma is, de deliverables en tijdslijnen zijn en wie welke verantwoordelijkheid heeft. Schroom ook niet om (senior) medewerkers hierin trainingen te laten volgen of andere externe hulp in te schakelen.

Vanuit een organisatorisch perspectief vertragen twee grote hindernissen de voortgang van IT-projecten in de pensioensector: Ten eerste, onvoldoende draagvlak bij de interne organisatie. Ten tweede, het ontbreken van een gedegen transformatie aanpak. Wil je dit voorkomen, IG&H is met meer dan drie decennia ervaring in de pensioensector goed toegerust om pensioenorganisaties te ondersteunen in hun digitale transformatie. Wil je meer weten over succesvolle IT-projecten in de pensioensector?

Je kunt contact opnemen met

Klaske Visser

E: klaske.visser@igh.com

T: 06 12 88 74 72