De ruggengraat van een succesvolle Wtp‑transitie: intensieve samenwerking tussen fonds en uitvoeringsorganisatie

Maak kennis met Senior Manager Niels Kuipers en ontdek hoe hij schakelt tussen pensioenfonds en uitvoeringsorganisatie. 

Kun je iets over jezelf vertellen?  

Mijn naam is Niels Kuipers, 33 jaar en ik werk sinds 2019 bij IG&H. Daarvoor heb ik gewerkt bij een ander consultancybedrijf dat in 2019 is samengegaan met IG&H. Ik heb economie gestudeerd in Tilburg en heb tijdens mijn master stage gelopen bij een pensioenverzekeraar. Van daaruit ben ik de pensioensector ingerold, inmiddels ben ik Senior Manager bij IG&H en heb ik mijn gehele carrière tot nu toe in de pensioensector gewerkt. Begonnen op de bestuursbureaus van een aantal pensioenfondsen en later mijn aandachtsgebied uitgebreid naar pensioenuitvoeringsorganisaties.   

In mijn laatste opdrachten ben ik met name actief op het snijvlak tussen pensioenfonds en uitvoeringsorganisatie, die relatie is zeker binnen de context van de Wtp-transitie ontzettend belangrijk. Ik werk al best wat jaren bij IG&H en ik blijf het een hele fijne plek vinden. De collega’s om me heen zijn intelligent en ambitieus en er hangt een open en fijne sfeer. Dat in combinatie met de samenwerking met collega’s van en bij de klant maakt dat ik mezelf nog wel een tijd bij IG&H in de pensioensector zie werken.  

Waarom is de samenwerking tussen pensioenfonds en uitvoeringsorganisatie zo bepalend in de Wtp-transitie?  

Stel je voor dat een pensioenfonds en een uitvoeringsorganisatie samen een huis gaan bouwen. Tot nu toe waren het vooral kleine verbouwingen die samen gedaan werden. Deze waren vertrouwd, rustig en op dezelfde manier. Maar nu ga je een nieuw huis bouwen op een andere plek. Dat is super ingewikkeld. Pensioenfonds en sociale partners beslissen hoe het nieuwe huis eruit moet zien. De uitvoeringsorganisatie moet zorgen dat het gebouwd kan worden, binnen de mogelijkheden die het heeft.  

Als ze niet goed met elkaar praten, kan het gebeuren dat het pensioenfonds iets tekent wat de uitvoeringsorganisatie niet kan bouwen. Of dat de uitvoeringsorganisatie iets maakt wat het fonds niet bedoelde. Dan gaat het mis, kost het meer tijd, of moet er opnieuw worden gebouwd. Daarom is de samenwerking zo belangrijk.  

De Wtp vraagt echt iets anders dan de reguliere samenwerking tussen pensioenfonds en uitvoeringsorganisatie. Van een jarenlange stabiele samenwerking met bekende processen en afspraken, gaan we een complexe verandering in. Die verandering vraagt om een intensieve samenwerking tussen betrokken partijen met heldere afspraken en verantwoordelijkheden. Sociale partners en pensioenfondsen nemen de inhoudelijke besluiten en de uitvoeringsorganisatie schetst het uitvoeringskader binnen de mogelijkheden van haar IT-architectuur. Als die samenwerking niet goed is ingericht ontstaan onbedoelde misverstanden en loopt het traject vertraging op. Een goed functionerende samenwerking vormt de basis van de gehele transitie.  

Waar zie jij die samenwerking in de praktijk vaak onder druk komen te staan?  

De wederzijdse afhankelijkheid is groot. Keuzes van het pensioenfonds werken direct door in systemen, processen en deelnemerscommunicatie bij de uitvoeringsorganisatie. En de uitvoeringsorganisatie kan niet meer uitsluitend volgend zijn, maar moet actief meedenken over haalbaarheid, planning en risico’s.   

Tegelijkertijd wordt duidelijk dat aan de kant van de uitvoeringsorganisatie niet alles meer kan. Een instrument als een product- en dienstencatalogus wordt geïntroduceerd om standaardisatie te bewerkstelligen. Standaardisatie die enerzijds nodig is om de Wtp-transitie binnen de wettelijke termijnen maakbaar en haalbaar te maken, maar anderzijds om de kosten acceptabel te houden. De uitvoeringskaders die de uitvoeringsorganisatie hierdoor schetst kan botsen met wensen en belangen van sociale partners en pensioenfondsen. Dat zet de relatie onder druk.  

Wat is volgens jou nodig om die samenwerking werkbaar te houden?  

De relatie is de basis. Duidelijkheid, structuur en vertrouwen zorgen daarvoor. Hierbij zijn heldere afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en mijlpalen essentieel. Iedereen vindt de Wtp-transitie toch een beetje spannend, dus het is belangrijk om afspraken na te komen en afgesproken mijlpalen te behalen. Bespreek voortgang, risico’s en knelpunten met elkaar, dat voorkomt verrassingen en zorgt ervoor dat iedereen vanuit hetzelfde beeld werkt. Het helpt ontzettend als de Wtp-transitie van een pensioenfonds als een gezamenlijk doel van dat fonds en de uitvoeringsorganisatie gezien wordt. Beide willen een integere en beheerste Wtp-transitie en uitvoering. Zie problemen die gegarandeerd optreden als een gezamenlijk probleem, dan blijkt veel mogelijk.  

Hoe zorg je ervoor dat de uitvoeringsorganisatie voldoende wordt meegenomen in keuzes van het pensioenfonds?  

Door alle verschillende betrokken afdeling binnen de uitvoeringsorganisatie vroeg en structureel te betrekken. Niet pas als besluiten al zijn genomen, maar tijdens het proces. Op die manier worden gevolgen voor de gehele keten, van communicatie tot IT, meteen zichtbaar. Dat verkleint de kans op verkeerde interpretaties of onduidelijkheden die laat in het proces kunnen leiden tot een blokkade.  

Andersom geldt dit overigens ook. Een uitvoeringsorganisatie moet een pensioenfonds goed meenemen in haar uitvoeringskader en product- en dienstencatalogus. Kenmerken in de pensioenregeling die als vanzelfsprekend beschouwd worden, zijn dat onder de Wtp misschien helemaal niet meer. Communiceer hier actief en duidelijk over richting het pensioenfonds, dat versterkt het gevoel van een gezamenlijk doel.  

Wat vraagt deze Wtp-transitie van jou?  

In mijn rol als transitiemanager voor één van onze klanten schakel ik voortdurend tussen pensioenfonds en uitvoeringsorganisatie. Ik moet begrijpen wat er aan de bestuurstafel speelt, maar ook wat uitvoerbaar is in de praktijk. Dat betekent goed luisteren, belangen herkennen en zorgen dat gesprekken gaan over wat nu nodig is om verder te komen. Maar het betekent ook verbinden: Ervoor zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment met elkaar praten en tot een oplossing voor een probleem komen. Ik probeer te bereiken dat beide partijen de Wtp-transitie als een gezamenlijk doel zien, dat helpt de relatie ontzettend. En als die verbinding helpt tot het behalen van dat gezamenlijke doel en gaat daadwerkelijk op de geplande datum over naar de Wtp, is dat een voor alle betrokken partijen een succes om trots op te zijn.  

Welke rol speelt IG&H in het versterken van die samenwerking?  

Wat IG&H uniek maakt is dat we niet alleen advies geven met onze consultants, maar zelf daadwerkelijk IT-producten ontwikkelen en implementeren. We kennen de pensioeninhoud en begrijpen goed hoe pensioenuitvoering en IT werken. Daardoor zijn we in staat om onze klanten breder te helpen dan alleen het geven van advies. We zorgen bijvoorbeeld voor transitie- en programmamanagement, maar begeleiden ook IT-implementaties of business transformatie trajecten. We kunnen integraal helpen bij het inrichten van samenwerking, afstemming en regie, zodat alle partijen gezamenlijk grip houden op de Wtp-transitie.