Heb je het al gemerkt? Er gaat geen kantoor dag meer voorbij zonder de term Generative AI (GenAI) te horen. Let er maar eens op, het is echt zo. GenAI heeft dan ook de potentie om een enorme bijdrage te leveren binnen organisaties op het gebied van efficiëntie, data-analyse, automatisering van processen en nog veel meer. Het daadwerkelijk realiseren van deze potentie vraagt om een flink andere manier van werken. Er ligt op dit moment daarom voor veel managers een grote uitdaging in het omarmen van GenAI binnen hun teams [1].
Onderzoek wijst uit dat naast vraagstukken op het gebied van complexiteit, technische integratie en ethiek ook het menselijke aspect een grote rol speelt in de relatief beperkte adoptie van GenAI binnen organisaties en teams. Zo verhinderen een gebrek aan vaardigheden en expertise bij medewerkers en de angst voor de impact van GenAI op hun werk succesvolle adoptie [2].
Een doordachte veranderaanpak met betrekking tot GenAI is dus geen overbodige luxe. Sterker nog, het is een vereiste voor succes. Maar hoe pak je dit aan? Door in je aanpak vier specifieke fases te doorlopen vergroot je de kans op succesvolle adoptie aanzienlijk. Om in het GenAI thema te blijven, geven wij hier vier prompts die je aan je team kunt meegeven om GenAI duurzaam te omarmen en in te zetten. Prompts zijn kort gezegd de instructies die je normaliter een Large Language Model (Copilot, ChatGPT etc.) meegeeft om een antwoord te genereren op je vraag.
Deze GenAI adoptie prompts zijn gekoppeld aan de fases Snappen, Willen, Kunnen en Doen. We delen ook voorbeelden van prompts die je medewerkers kunnen gebruiken in Large Language Models (LLM) om mee aan de slag te gaan.
Prompt 1: Snappen van GenAI adoptie
Organisatie prompt: “Verzamel alle informatie over hoe GenAI bijdraagt aan onze organisatie- en teamdoelen. We bieden een kick-off, documentatie en een aantal video’s. Denk vervolgens na over hoe GenAI jou en het team kan helpen bij de dagelijkse werkzaamheden, zoals automatiseren van routinetaken of het analyseren van complexe data. Schrijf openstaande vragen die je nog hebt op, zodat we deze met het hele team kunnen bespreken.”
Je vraagt het team zich actief te verdiepen in GenAI en wat het voor hen kan betekenen, hierdoor zullen zij meer begrip hebben voor de nut en noodzaak.
LLM prompt voorbeeld die een medewerker hiervoor kan inzetten: “Je bent een AI-implementatiespecialist. Wat zijn de top 5 manieren waarop GenAI de rol van [sector] professionals verandert, met name in [specifieke branche/rol]? Geef specifieke voorbeelden voor [afdeling], leg uit hoe deze transformaties plaatsvinden en benadruk de voordelen die deze AI-gedreven innovaties opleveren voor zowel de organisatie als haar werknemers.”
Prompt 2: Willen
Organisatie prompt: “Stel met elkaar een lijst op van de manieren waarop GenAI het werk van het team kan verbeteren qua efficiëntie, kwaliteit of creativiteit. Deel hierbij voorbeelden met elkaar van andere bedrijven of afdelingen ter inspiratie. Bepaal met elkaar doelen op GenAI gebied voor het team en wat ieders rol is om deze doelen te bereiken.”
Door het team een duidelijke rol te geven in wat van hen verwacht wordt in deze verandering en hen te betrekken bij het bepalen van de ‘hoe’ in de werkwijze, zal de motivatie en veranderbereidheid toenemen.
LLM prompt voorbeeld die een medewerker hiervoor kan inzetten: “Je bent een AI-implementatiespecialist. Hoe kan GenAI professionals in [sector], met name in [specifieke branche/rol], inspireren en motiveren om het potentieel ervan te omarmen? Geef 5 voorbeelden van transformatieve toepassingen die specifiek zijn voor [afdeling of proces] en die de efficiëntie, creativiteit of kwaliteit verbeteren. Benadruk hoe deze veranderingen een positieve invloed kunnen hebben op zowel individuele rollen als de algehele teamprestaties, inclusief meetbare voordelen en succesverhalen van soortgelijke organisaties.”
Prompt 3: Kunnen
Organisatie prompt: “Volg de beschikbare trainingen vanuit onze organisatie op het gebied van GenAI. Doe de oefeningen die je meekrijgt in trainingen en probeer dagelijks minimaal één keer GenAI te gebruiken. Vervolgens ga je met het team een actieplan maken om GenAI te integreren in het werk. Plan een aantal oefensessies met elkaar om samen te oefenen en van elkaar te leren wat de mogelijkheden zijn.”
Wanneer het team het nut van het werken met GenAI snapt en gemotiveerd is dit te integreren in het dagelijks werk is het tijd om het team in staat te stellen dit daadwerkelijk ook te kunnen. Daarom is het belangrijk dat zij vaardigheden opdoen en in staat worden gesteld om gericht acties te nemen om hiermee te gaan werken.
LLM prompt voorbeeld die een medewerker hiervoor kan inzetten: “Je bent een AI-implementatiespecialist. We hebben [lijst met AI-tools, zoals LLM's] beschikbaar als GenAI-tools. Maak een weekschema waarin ik in totaal één uur per dag kan oefenen, naast mijn dagelijkse werk, zodat ik geen productiviteit verlies maar wel aan de slag kan. Je kunt de sessies opsplitsen in twee blokken van 30 minuten. Zorg voor trainingsactiviteiten die relevant zijn voor een [naam afdeling].”
Prompt 4: (Blijven) Doen
Organisatie prompt: “Pas stapsgewijs de acties die jullie als team hebben opgesteld toe om GenAI te integreren in jullie werk. Plan evaluaties met elkaar in en bespreek hier wat werkt, wat niet werkt en hoe het team nu vervolgstappen kan zetten. Het is belangrijk dat we in kleine stappen als team blijven groeien totdat we masters zijn in het werken met GenAI.”
Als het team de vaardigheden in de basis heeft aangeleerd is het tijd om daadwerkelijk vlieguren te maken en de actieplannen te realiseren. Focus ligt hier op het uitvoeren van acties en continu verbeteren totdat de GenAI doelen zijn behaald.
LLM prompt voorbeeld die een medewerker hiervoor kan inzetten: "Je bent een AI-implementatiespecialist. Ik wil [vereist resultaat] bereiken door GenAI effectief te gebruiken. Dit is de prompt die ik heb gebruikt: [plak de gebruikte prompt], en hier is het antwoord dat ik kreeg: [plak het antwoord dat je hebt ontvangen]. Analyseer waarom het resultaat afwijkt van mijn doel en stel specifieke verbeteringen voor aan mijn prompt."
En als deze doelen worden behaald, dan moet dat gevierd worden! Erken de vooruitgang en vier de successen. Zo houd je de spirit van groei en verbetering levend.
Authors:
Martine Dellemann
Eline Reurik
Daan ‘t Gilde
Zie je de potentie van GenAI, maar weet je niet precies wat je er mee kan binnen jouw team? Kom eens langs bij ons IG&H GenAI experience center, waar we samen met onze klanten lastige GenAI vraagstukken oplossen. Heb je al wel een goed beeld bij hoe je GenAI wil gaan inzetten, maar krijg je jouw organisatie of team nog niet mee? We vertellen je graag meer over onze veranderaanpak. Voor meer informatie neem contact op met:
Peter Hardy
Director Transformation
T: +31650929204