Viamanta: Van intern idee tot Europese logistiekinnovator
De aanleiding: voertuigen die te lang stilstaan
At a glance
- Vrachtwagens en opleggers stonden veel te lang stil omdat de communicatie en planning niet optimaal waren
- IG&H heeft samen met Viamanta een SaaS-platform ontwikkeld voor planning, communicatie en statusupdates
- Vlootbedrijven hebben de stilstandtijd teruggebracht en werken nu efficiënter en duurzamer
- Door in een vroeg stadium te investeren in het ontwerp en een sterke implementatiestrategie, voelden gebruikers zich zelfverzekerd en tevreden over het product
- Het platform is klaar voor schaalbare groei in Europa
Het begon met diverse onderzoeken met behulp van consultants en is inmiddels uitgegroeid tot een snelgroeiend SaaS-platform dat op het punt staat om de standaard te worden binnen de logistieke sector. Viamanta digitaliseert de communicatie en samenwerking tussen fleet managers en werkplaatsen – en brengt daarmee orde in een wereld vol telefoontjes, Excel-sheets en ad-hoc planningen.
Bij de vloten van diverse klanten werd een structureel knelpunt zichtbaar: trucks en trailers stonden vaak onnodig lang stil bij werkplaatsen en er was te weinig overzicht.
Deze stilstand kost wagenparken geld, vermindert de efficiëntie en maakt transportactiviteiten minder duurzaam. Door het onderhoud en de werkplaatsplanning te verbeteren, evenals de wachttijd voor kostengoedkeuringen, wordt de tijd die voertuigen in de werkplaats doorbrengen tot een minimum beperkt, keren voertuigen sneller terug op de weg en neemt het inzicht toe. Hierdoor kunnen bedrijven dezelfde hoeveelheid werk met minder voertuigen uitvoeren, wat uiteindelijk de uitstoot vermindert.
Kortom, Viamanta biedt een digitale oplossing die de processen tussen wagenpark- en werkplaatsmanagers stroomlijnt. Wagenparkmanagers krijgen realtime inzicht in de beschikbaarheid van de werkplaats. Een ingebouwde chatfunctie stelt beide partijen in staat om snel en eenvoudig te communiceren – dit versnelt de tijd voor kostengoedkeuringen aanzienlijk, die werkplaatsen nodig hebben om met hun werkzaamheden te beginnen. Afspraken worden ook duidelijk vastgelegd, zodat facturering en betalingsverwerking daarna soepel verlopen.
"Soms is het menselijke aspect wat het verschil maakt"
Max Gellert | Managing Director Viamanta
Diep de praktijk in
Om deze oplossing te bouwen, was het van belang om het probleem écht te begrijpen en goed in kaart te brengen. Daarom trok het team letterlijk de werkplaats in. Ze reden mee met chauffeurs, spraken met werkplaatsmanagers en analyseerden honderden onderhoudsprocessen.
Leren van de praktijk
Om de juiste oplossing te ontwikkelen, moest het team het probleem volledig doorgronden. Ze trokken rechtstreeks de werkplaatsen in, gingen mee met chauffeurs op de weg, spraken met werkplaatsmanagers en analyseerden honderden onderhoudsprocessen.
De bevindingen waren duidelijk. Wagenparkbeheerders besteedden veel tijd aan telefoontjes en e-mails, terwijl de meeste werkplaatsen nauwelijks gedigitaliseerd waren. Gmail, telefoons en een flinke dosis improvisatie waren de belangrijkste hulpmiddelen. Voeg daar nog de frustratie aan toe die werd veroorzaakt door vertraagde kostengoedkeuringen, betalingen en vaak onduidelijke afspraken.
Toewerken naar overzicht
Viamanta richt zich op het creëren van transparante communicatie, duidelijke planning en betrouwbare statusupdates. Door digitaal te plannen en alle communicatie rondom onderhoud te centraliseren, weet elke belanghebbende wat hij kan verwachten. Het resultaat is minder verrassingen, kortere stilstandtijden en veel minder ruis in het proces. Het belangrijkste is dat wagenparkbeheerders een tool tot hun beschikking krijgen waarmee ze de toekomstige uptime op één plek kunnen bekijken, wat cruciaal is om een wagenpark proactief te beheren.
IG&H speelde een sleutelrol bij het tot leven brengen van het platform. Samen met de algemeen directeur definieerde het team het doel: een Consumer Goods-achtige aanpak toepassen in een B2B-omgeving. IG&H verfijnde de propositie, ontwierp de customer journey, leverde het UX- en UI-ontwerp, voerde de pilot uit en ontwikkelde de technologische oplossing.
Voor grote wagenparken met meerdere locaties is één gedeeld overzicht essentieel. Als een oplegger in Maastricht staat, wie moet deze dan inplannen: de lokale wagenparkbeheerder of die in Rotterdam? Viamanta zorgt voor duidelijkheid en samenwerking. Ook kleinere werkplaatsen kunnen eenvoudig meedoen zonder dat ze geavanceerde IT-systemen nodig hebben.
Van pilot tot schaalbaar platform
Viamanta begon met pilots bij verschillende klanten. Dankzij een sterk netwerk, waaronder een klant als DHL, was er binnen enkele weken een prototype klaar en konden de tests snel van start gaan. Vanaf dag één was het doel duidelijk: een oplossing ontwikkelen die ver buiten de eerste pilotklanten waarde creëert.
Werkplaatsmanagers speelden een belangrijke rol bij het ontwerpen van een tool die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, zelfs voor mensen die niet zijn opgegroeid met digitale tools. Met een vergrijzend personeelsbestand in werkplaatsen was toegankelijkheid een topprioriteit. Hoewel design bij B2B-software vaak een bijzaak is, heeft Viamanta er bewust in geïnvesteerd. Het op chat gebaseerde communicatieconcept werd snel omarmd, zelfs door mensen die jarenlang op telefoongesprekken hadden vertrouwd.
De acceptatie kwam niet vanzelf. Nieuwe technologie roept altijd vragen op. Past dit bij onze manier van werken? Wat als er iets misgaat? Waarom zouden we überhaupt veranderen? Op zulke momenten maakt een bekend gezicht het verschil. Het team combineerde technologie met persoonlijke ontmoetingen tijdens de eerste workshops om gebruikers door de overgang te begeleiden. Bij het betreden van Duitsland als nieuwe markt was het van cruciaal belang om vanaf het begin moedertaalsprekers met branche-ervaring in te schakelen. Het meenemen van een taart om nieuwe gebruikers te verwelkomen en relaties op te bouwen heeft ook geholpen. Kleine menselijke gebaren verlaagden de drempel om iets nieuws te proberen.
Schaal, vertrouwen en internationale groei
Op dit moment is de markt voor onderhoud en planning gefragmenteerd. Werkplaatsen gebruiken veelal hun eigen ‘offline’ systemen en hebben weinig tijd voor nieuwe tools… tenzij het hen direct iets oplevert. Hetzelfde geldt voor fleet managers: een platform heeft pas waarde als het voldoende aangesloten werkplaatsen biedt. Schaal en vertrouwen zijn dus cruciaal.
Inmiddels zitten er meer dan tienduizend assets op het platform, tot nu toe met name verspreid over de Benelux en Duitsland, maar de uitbreiding naar Frankrijk en Polen is ook al bezig. En dat opent deuren. Een succesvolle implementatie in Rotterdam zorgde ervoor dat de onafhankelijke locaties snel(ler) volgden. Ook wordt ingezet op uitbreiding in Europa, Digitalisering loopt daar vaak nog achter, maar het potentieel is enorm.
De toekomst: van data naar dynamiek
De ambities reiken veel verder dan planning en communicatie. Als eerste stap zijn telematicadienstverleners in het platform geïntegreerd, waardoor wagenparkbeheerders kunnen bijhouden wanneer voertuigen bij garages aankomen of vertrekken – wat van cruciaal belang is voor het berekenen van de inzetbaarheid. Door geodata te combineren met capaciteit en vraag zou echter dynamische prijsstelling kunnen worden ondersteund of zouden chauffeurs zelfs onderweg realtime inzicht kunnen krijgen in de beschikbaarheid van garages.
En als je écht vooruitkijkt? “Misschien hebben we over tien jaar geen front-end meer nodig,” zegt Max. “Dan doet een digitale agent alles voor je – van onderhoud boeken tot de juiste werkplaats selecteren. Maar zover zijn we nog niet. Wat we nu wél hebben, is tractie, een werkend product en een team dat klaar is om te schalen.”
