GezondheidszorgNews

ICM III | Capaciteitsmanager: harde datacruncher met hart voor verandering  

By oktober 14, 2020 No Comments

Capaciteitsmanagers ontpoppen zich tot data crunchers. Effectief gebruik van data blijkt echter een uitdaging, ook bij ICM. Hoe realiseer je veranderingen met behulp van data? Dit vraagt om een combinatie van hard en hart. Lees er in deze blog meer over!

Effectief gebruik van data vraagt om hard en hart
Steeds meer zorgprofessionals ontpoppen zich tot data crunchers zo ook capaciteitsmanagers. Want waarom zou je lastige keuzes enkel op basis van gevoel en gezond verstand maken als data je kan helpen? Sinds het begin van de coronacrisis is IG&H nauw betrokken bij het Landelijk Coördinatiecentrum Patiënten Spreiding (LCPS). Hierbij is betrouwbare data over bezetting en beschikbaarheid van IC’s cruciale input voor beslissingen over het al dan niet verplaatsen van kwetsbare patiënten. Is de data altijd volledig en correct? Nee, dat is helaas zelden het geval. Transparantie, het delen en het duiden van data vragen samenwerking, vertrouwen en leiderschap om de coördinatierol in te kunnen vullen. De data gaven cruciale input voor het samen maken van beslissingen: welke patiënt verplaats je waar naartoe? Zijn daar de ruimte het personeel en de middelen afdoende en is de veiligheid voor de patiënt verzekerd voor, tijdens en na verplaatsing. Effectief bijsturen met behulp van data vraagt dus om een combinatie van ‘hard’ en ‘hart’. Aan de ene kant maak je afspraken over waar je op wilt sturen om gewenst gedrag te stimuleren, hoe je dit organiseert en welke data de basis vormen voor beslissingen (‘hard’). Aan de andere kant maak je afspraken over gewenst gedrag, samenwerking en communicatie (‘hart’) en help je elkaar elke dag om het oude gedrag, dat soms diepgeworteld zit, te buigen. Afspreken én aanspreken.

Waarde halen uit een oerwoud van data en rapportages
We verzamelen in de zorg zoveel data dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Ook hier heeft de ontwikkeling niet stilgestaan en zijn er de afgelopen jaren meerdere technieken en goede tools op de markt gekomen die je een handje helpen om data te interpreteren, visualiseren en analyseren. In onze eerste blog bleek dat je capaciteitsmanagement nooit écht goed kan doen: het is altijd schipperen tussen bezetting en beleving. Je moet het zorgpatroon van patiënten goed begrijpen en hier zo veel mogelijk in meebewegen met je beschikbare capaciteiten. Het is dus zaak om in samenwerking met de afdelingen IT en BI, als ‘providers’ van data, informatie te verzamelen en vervolgens goed te weten op welke KPI’s je dan let en dit begrijpelijk weer te geven. Less is more: eerst het overzicht, daarna pas de verdieping om inzicht te krijgen in kernoorzaken en beslissingen te nemen over hoe bij te sturen.

Data science technieken zoals process mining en predictive modelling zijn krachtig om processen te analyseren en ervaren knelpunten te objectiveren. Process mining is een handig instrument om een patiëntreis te visualiseren: kunnen we een ‘happy flow’ in het zorgpad ontdekken of zien we nog heel weinig standaardisatie? Zijn de afspraken ‘first time right’ of hebben we veel verplaatsingen? Zien we bijvoorbeeld de MRI-scan waar de patiënt lang op moet wachten, dan zit daar mogelijk een knelpunt. Daar moeten we wat mee. In een eerdere analyse zagen we met behulp van process mining dat bijna alle patiënten van een bepaalde patiëntengroep een ander zorgpad hadden. Samen met de afdeling hebben we geïnventariseerd welke standaardisatie van het zorgpad wenselijk en mogelijk is, met als doel de beste kwaliteit leveren en capaciteiten efficiënt gebruiken. Met predictive modelling wordt ‘op basis van jarenlange ervaring’, of ‘uitgaande van het gemiddelde’ ineens vervangen door een accurate voorspelling per casus. Gebaseerd op grote hoeveelheden historische data. De inschatting van de OK-duur met behulp van artificial intelligence bleek 11% accurater dan de inschatting van de medisch specialist. Bij een complex met 15 OK’s kan deze verbetering in plannauwkeurigheid tot wel 15 uur extra OK-tijd per week opleveren! Zo kan dat oerwoud aan data toch behoorlijk wat waarde opleveren.

Tools kunnen, net als data science technieken, helpen bij het versnellen en visualiseren van data-analyses. Je kunt hierbij denken aan tools om een begroting op te stellen, de grootte van een verpleegafdeling te bepalen of een OK rooster vorm te geven. Er is een scala aan ‘off the shelve’ tooling op de markt, waarbij de uitdaging is om je processen zodanig te veranderen dat ze aansluiten bij de tool. Een andere optie is om ‘custom made’ tooling te ontwikkelen die volledig aansluit op jouw processen. Hoe dan ook: een mooi hulpmiddel bij capaciteitsmanagement, maar zonder effectieve dialoog kun je nooit de stap maken van ad hoc verbeteracties naar continu samen slim inspelen op de verwachte vraag en beschikbare capaciteiten

Van data naar gedragsverandering
Tot zover de ‘harde’ kant: rollen zijn helder, KPI’s zijn bepaald, plannen doorgerekend en in gelikte dashboards zien we real-time hoe het ervoor staat. Top. Om uit oude patronen te komen en echte verandering te realiseren is het daadwerkelijk stimuleren en ontmoedigen van bepaald gedrag voor 80% bepalend, de harde kant maar voor 20%. We vinden het jammer dat de inzichten en dashboards voor capaciteitssturing nog geen standaard input vormen voor verantwoordingsgesprekken. Op deze manier hangt het resultaat nog te veel af van de goede wil en affiniteit met het onderwerp van individuele professionals. Om SLA’s daadwerkelijk te halen en een groen gekleurd dashboard te realiseren is het zaak om keer op keer feedback te geven en ook de vis op tafel te leggen als dat nodig is. Datagedreven inzichten objectiveren deze dialoog. Zowel in de bestuurskamer als op de werkvloer is de boodschap dezelfde: dít is wat we onze patiënten beloven en zó werken we met elkaar samen om dit zo goed mogelijk te doen. Om deze dialoog kracht bij te zetten kunnen systemen voor een digitaal schouderklopje of financiële prikkels extra stimuleren, bijvoorbeeld vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst tussen ziekenhuis en MSB. Hoewel successen vieren en de lat steeds hoger leggen minstens zo motiverend kunnen werken!

En nu?
Hopelijk vind je in je team harde datacrunchers met hart voor verandering om de eerste stappen te zetten naar een ‘datagedreven prestatiedialoog’. De volgende tips om mee te beginnen:

  • Wacht niet tot de data 100% perfect is om het te gebruiken. Pas als je data gaat gebruiken kun je het beter interpreteren en verrijken.
  • Deel de huidige KPI’s (op het gebied van capaciteitsmanagement) met het (senior) management. En zorg dat de capaciteitsmanager en controller deze KPI’s opnemen in de rapportages zodat het op de agenda van verantwoordingsgesprekken komt.
  • Vraag hulp van de communicatieafdeling om het belang van de prestatiedialoog om te zetten naar een boodschap die breed aanspreekt.

De volgende blog is de laatste blog in deze blogserie: een blik in de toekomst van ICM

Contact
Rozan Gilles
E: rozan.gilles@igh.com

Mirjam Peters
E: mirjam.peters@igh.com

Als eerst een melding krijgen zodra er een nieuwe blog online staat? Meld u dan hier aan.

Rozan Gilles

Author Rozan Gilles

More posts by Rozan Gilles